クリニック予約システムとは？種類やメリット・選ぶときのポイントを解説

2024年7月19日

クリニック予約システムは、Webやアプリを利用して診療の予約・管理を効率化するシステムです。インターネット環境があれば、患者はパソコンやスマートフォンから簡単に予約できます。
近年、インターネット環境の整備とスマートフォンの普及が進み、クリニック予約システムの導入が増加しています。システム導入によって患者の利便性が向上するだけでなく、クリニックの業務効率化にもつながるため、今後さらに普及が想定されます。

本記事では、クリニック予約システムの導入するメリットや選ぶときのポイントを詳しく解説します。

クリニック予約システムとは

クリニック予約システムとは、Webやアプリを利用して診療の予約・管理を効率化するシステムです。
患者は、インターネットにつながる環境があれば、パソコンやスマートフォンから場所や時間を問わずに予約が可能です。

近年、インターネット環境の整備やスマートフォンの普及が進み、クリニックに予約システムを導入する医療機関が増えています。システムの導入によって患者の利便性が向上し、クリニック側も業務効率化を図ることができるため、今後さらに一般化が進むと予想されます。

クリニックに予約システムを導入するメリット

クリニック予約システムの導入には、患者と医療者の双方に多くのメリットがあります。主なメリットは、それぞれ以下の通りです。

• 患者側

  1. 待ち時間の短縮につながる

  2. 予約しやすい

• 医療者側

  1. 業務効率化につながる

  2. 受診予定の人数を把握できる

  3. 集中来院の防止につながる

  4. 電子カルテやレセコンと患者情報を共有できる

それぞれ見ていきましょう。

患者側のメリット

待ち時間の短縮につながる

予約システムを利用すると、患者は待ち時間を短縮できます。スムーズに診療を受けられるため、診察の流れが円滑になり、患者のストレスが軽減されます。
また、患者自身も混雑状況を把握できるため、混雑していない時間帯を選んで予約できます。これにより、待ち時間のばらつきが少なくなり、患者の満足度向上につながるでしょう。

予約しやすい

オンラインで24時間いつでも利用できるシステムの場合、忙しい人でも簡単に予約を取れます。複数の予約方法があることで、患者は自分に合った方法を選べる利便性があります。
また、予約忘れも解消しやすく、患者が予約日時をオンライン上でいつでも確認できるため、安心感が高まるでしょう。

医療者側のメリット

業務効率化につながる

システムを導入すると、従来の電話や対面での予約業務が減り、全体の業務効率が向上します。
システム上での簡単な操作で予約業務が進むため、予約に関するスタッフの負担が軽減され、他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。

受診予定の人数を把握できる

クリニックで予約システムを利用すると、当日の受診予定人数を事前に把握できます。そのため、効率的な人員配置が可能になり、忙しい時期でもスムーズに対応しやすくなるでしょう。

集中来院の防止につながる

予約システムの導入によって、特定の時間帯に患者が集中することを防ぎやすくなります。また、診察時間の見通しが立てやすく、スムーズな診療につながるでしょう。

電子カルテと患者情報を共有できる

予約システムと電子カルテが連携している場合、患者情報を一元管理できます。
患者の診療履歴や情報がリアルタイムで共有されるため、より適切な診療が可能となり、結果として医療の質向上が期待できます。
また、カルテの確認作業がスムーズになり、業務の効率化にもつながります。

クリニック予約システムを選ぶポイント

クリニックに予約システムを導入する際のポイントは、主に以下のようなものが挙げられます。

1. 予約方法の選択肢が豊富か

2. 自動音声応答に対応しているか

3. 院内表示ディスプレイに対応しているか

4. 電子カルテと連携できるか

それぞれ解説します。

予約方法の選択肢が豊富か

クリニック予約システムを選ぶ際、予約方法の選択肢が豊富かどうかを確認することが重要です。
さまざまな予約方法に対応するシステムは、患者の利便性を大きく向上させます。オンライン予約、電話予約、アプリ予約に対応しているシステムであれば、患者は自分のライフスタイルに合わせて予約手段を選びやすくなるでしょう。

また、自動音声電話予約やタッチパネル予約を提供することで、高齢者やインターネットに不慣れな患者もスムーズに予約を行えます。これにより、幅広い年齢層やニーズに対応でき、結果として患者満足度の向上にもつながるでしょう。

自動音声応答に対応しているか

自動音声応答機能（IVR）があると、電話予約の際にスタッフの負担を軽減できます。IVRとは、着信時にあらかじめ登録しておいた音声を再生し、問い合わせ内容を振り分けたり、予約の案内を行ったりする機能です。

自動音声応答機能を備えたシステムであれば、患者はスタッフの手を借りずに簡単に予約を完了できます。そのため、電話対応がスムーズになり、スタッフは他の重要な業務に集中する時間を確保できるでしょう。

院内表示ディスプレイに対応しているか

クリニック予約システムを選ぶ際、院内表示ディスプレイとの連携が可能かどうかも確認しましょう。ディスプレイに対応しているシステムでは、順番や待ち時間、待ち人数などを表示可能です。
このシステムにより、患者は待ち時間や順番状況をリアルタイムで確認できるため、待ち時間に対するストレスが軽減されます。また、院内の混雑緩和にもつながり、スタッフも患者をスムーズに診察に誘導しやすくなります。

さらに、サイネージ機能を活用して複数の画像やテロップを表示し、休診案内や注意事項の通知ができます。この機能により、クリニック内の情報伝達が可能です。

また、デザインやレイアウトを統一することで、院内全体のビジュアルが整い、プロフェッショナルな印象を与えることも期待できるでしょう。

電子カルテと連携できるか

クリニック予約システムを選ぶ際には、電子カルテとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。
電子カルテと連携できるシステムであれば、患者の予約情報が電子カルテに自動で送付されます。診療スタッフは患者の診療履歴や医療情報に容易にアクセスできるため、情報入力の手間が省け、効率的に診療を進められるでしょう。

また、リアルタイムでの情報共有が可能となるため、スタッフは患者に必要な処置や対応をスムーズに行え、患者の待ち時間の短縮にもつながります。
診療プロセスが円滑に進むことで、患者満足度も向上し、クリニックへの信頼向上や集患効果も向上することが期待できるでしょう。

クリニックに予約システムを導入するときの注意点

費用が負担にならないか十分検討する

システムの導入には初期費用や毎月のランニングコスト、メンテナンス費用がかかるため、費用対効果を考慮する必要があります。
クリニックに予約システムを導入する際、費用が負担にならないか、十分に検討しましょう。

電話予約の選択肢を残す

クリニックに予約システムを導入する際、電話予約の選択肢を残しておくと良いでしょう。
クリニックの診療を検討する人の中には、高齢者やインターネットに不慣れな患者が少なくありません。すべての患者がオンライン予約を利用できるとは限らないため、多様な予約手段を提供することが大切です。

クリニック予約システム導入に活用できるIT導入補助金とは

クリニック予約システムの導入にあたって、IT導入補助金を活用するのも有効です。
IT導入補助金とは、中小企業や小規模事業者が業務効率化や売上アップのためにITツールを導入する際、その導入費用の一部を補助する制度です。

補助金の金額は、ITツールの導入費用の2分の1、最大で450万円となっております。特別類型では補助率が最大4分の3になる場合もあります。
ただし、 IT導入補助金の対象は、あらかじめIT導入補助金事務局に登録されているITツールのみです。「この会社の予約システムが便利そうだから導入したい」と考えても、そのシステムが事務局に登録されていなければ補助金を受けることはできません。

予約システム導入の契約をする前に、システム提供会社に「IT導入補助金の対象となるか、事前に確認しましょう。

クリニック予約システムならデジスマ診療

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すでに電子カルテを導入している場合、院内のシステムに合わせて必要な機能を選び、ご利用可能です。導入支援や利用開始後のサポートも充実していますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

クリニックの予約システムは、患者の利便性を向上させ、医療機関の業務効率を改善するための重要なツールです。適切なシステムを選定し、効果的に運用することで、多くのメリットを享受できるでしょう。

クリニック予約システムの導入や院内のクラウド化を検討されている方は、弊社のクラウド診療支援システム「エムスリーデジカルシステム」も活用できます。

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