■デジスマ導入のきっかけ

─ 貴院の特色を教えてください

一般内科・小児科・皮膚科・腎臓内科の疾患を中心に診療しています。年齢層としては、60〜80歳代の方が半数以上を占めており、近隣から徒歩で来院される患者さんが多いです。発熱外来では車で来院して駐車場でお待ちいただいていますが、駐車スペースは5台分ほどしかなく、あまり広くありません。

─ デジスマ診療導入のきっかけは何ですか？

元々予約制ではなかったのですが、いずれオンライン診療を導入したいと考えており、そのためにまずは予約システムの構築が必要だと感じたことがきっかけです。デジカルを使用していたので、電子カルテとの相性がよかったことが決め手でした。

- オンライン診療を導入しようと考えたのは何故ですか？

コロナの流行に伴い、発熱患者さんの対応が必要になったことが大きな理由です。また、血圧の薬を取りに来るだけの人や、多くの子供を抱える親御さんなどにとって、オンライン診療はとても有用だと感じました。そのため、いずれは導入しなければならないと考えていました。

■デジスマ診療の運用方法

- デジスマ診療ではどの機能をよく使われていますか？

外来での予約・問診・決済で利用しています。発熱患者さんのWEB問診では、ワクチン接種歴や濃厚接触歴を事前に入力してもらい、陽性の写真も送ってもらうことで、運用が非常にスムーズになっています。また、ビデオ通話機能を利用してオンライン診療も行っています。その際、決済まで一元化できる点が特に助かっています。

- 比較的ご高齢の患者様が多い中、予約制の導入に対して、患者様はどういった反応をされたのでしょうか？

特に高齢の患者さんは、最初は「要らない」と拒否される方もいましたし、雨天の際には予約しても来ない方もいました。 しかし、最初は予約を取りたがらない患者さんも、周囲が予約をとってスムーズに診察を受けているのをみて、「私も」と予約を取っていただけるようになりました。今では、患者さんが短い待ち時間を喜んで次回の予約を求めるようになっています。

- 予約制の導入にあたって工夫されたことは何ですか？

高齢の方々は多くの場合、朝起きる時間が早いため、9時の開始にも関わらず、5〜6人の方が8時過ぎから並んでいることが多いです。そういった方々を無視するわけにはいかないので、初めは開院時間の30分後までは予約枠を設けず、並んでいる患者さんを先に診察するようにしていました。2〜3ヶ月経った後、9時から9時半の予約枠も作るように少しずつ増やして調整しました。 また、ホームページなどに、予約患者さんを優先して診察することを明記しています。

- 患者様はご自身で予約を取得されていますか？

院内での予約が一般的です。高齢の患者さんが多いので、ご自身で予約する方は限られています。ですので、診療の最後に診察室で次回予約を取ってから帰っていただく流れで運用しています。診察室には3ヶ月分のカレンダーが貼ってあり、次の診察は4週後、何月何日などと確認します。患者さんが希望する日時を聞いて予約を入れると、次回の訪問もスムーズになり、全体のスケジュール管理もしやすくなりますので、この流れをルーティーンにしています。

- 次回予約を取る方は何割ぐらいですか？

およそ9割の方が次回予約を入れています。特に若い方の中には自分で予約を入れる方が多いので、「次回は予約をお願いします」と伝えてお別れすることが多いですね。高齢の方に関しては診察後に院内で次回予約を取るルーティーンで運用しています。

■デジスマ診療導入後の変化

- デジスマ診療を導入して変化はありますか？

間違いなく、待ち時間の削減は大きな変化です。患者さんからは「なぜこんなに早く診てもらえるの？」といった反応を受けることもありますし、「今日は待合室に人が少ないけど、何かあったのか？」といった心配の声も聞かれます（笑）。しかし、実際には患者さんの来院が集中していたのを、時間帯を分けることでうまく分散できているだけなんです。他にも意外な効果も得ることができたので非常に喜んでいます。

- 意外な効果とは何でしょうか？

患者さんの来院時間帯が分散するため、4台分の駐車場を3台に減らしてスペースを確保することができました。それによって、患者さんの乗り降りや駐車がしやすくなり、スペースが広くなったことで車椅子の方も降りやすくなったといった声も聞かれます。さらに、発熱外来で検査をするスタッフが機材を持ち運ぶ際に、隣の車に当たる心配も減り、全体的に診察の流れがスムーズになったと感じています。

もともと4台分あった駐車スペースが3台に減らすことができた

- 予約制の導入による再診率の影響などはいかがですか？

予約制の導入によって、患者さんの来院状況が非常に把握しやすくなりました。以前は、「来ているか、来ていないか」を確認するのが難しかったのですが、予約制では来ていない人が予約済のステータスのまま受付一覧に残るわけですから、すぐに「この人は来ていないな」と気付くことができるようになりました。

例えば、来ていない人がいれば、すぐに電話をかけて「最近どうしていますか？」などと確認することができるようになりました。それによって、薬の在庫管理などもスムーズにできるようになり、患者さんのケアが向上しています。

予約日に来なかった場合でも、別の日に来院していることが分かると、予約を取り消すなど の対応も迅速に行えるようになりました。このように、予約制の導入は、診療の効率化だけでなく、患者さんへのケアの質も向上させていると感じています。

- スタッフさんの業務に変化はありますか？

内科では採血などの結果が紙で返ってくるため、それを整理する作業があるのですが、デジスマ診療の導入により、紙の管理や次の患者の呼び出し、検査の回し方などが効率化されました。 看護師さんは以前は非常に忙しかったのですが、今は予約順に整理できるようになり、健康診断やがん検診などもスムーズに進むようになりました。

例えば、高齢の方に事前に紙を渡して記入してもらうようにすることで、待合室での待ち時間を有効に使えるようになりました。これらの改善により、診察室での相談時間も効率的に進めることができるようになりました。

- 最後に一言メッセージをお願いします

デジスマ診療を導入したことで、運用が非常にスムーズになりました。特に、院内で次回予約を取ることで、高齢の患者さんにも予約が浸透し、待ち時間の削減や再診率の向上が実現できたことは嬉しい誤算でした。今後もデジスマ診療がアップデートしてさらに使いやすくなることを期待しています。